스터닝에서 회의를 잘하는 6가지 방법

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스터닝에서 회의를 잘하는 6가지 방법
구글 캘린더로 잡기, 미리 논의 아젠다 작성, 참가가 아닌 참여
2022. 02. 18 (금) 17:08 | 최종 업데이트 2022. 02. 21 (월) 11:50
 
◆ 스터닝에서 회의를 잘하는 6가지 방법
 
미팅 일정은 구글 캘린더로 잡아주세요.

미팅을 잡기 위해 슬랙으로 일일이 참석자들의 가능한 시간을 체크하는 시간은 번거롭기도 하지만 생산성 업계에서 얘기하는 대표적인 집중과 몰입의 방해 요소입니다. 실제 많은 글로벌 기업들에서는 회의 가능 일정을 슬랙으로 물어보지 않고 상대방의 캘린더를 확인하고 비어있는 일정에 바로 일정을 생성하고 초대하고 있습니다.

향후 스터닝에서도 회의는 상대방의 구글 캘린더를 기반으로 가능한 시간을 검색하여 바로 생성하여 구두와 슬랙으로 회의 가능여부를 문의하는 불필요한 커뮤니케이션 코스트를 줄여나갈 예정입니다.

구글 캘린더에 미팅 불가능한 시간을 미리 넣어주세요.

구글 캘린더를 통해 회의를 잡기 위해서는 개인별로 불가능한 시간은 ‘바쁨', ‘Place-holder’, ‘Focus time’ 등으로 미리 일정을 잡아놔주세요. 미팅 초대자에게 미리 내가 불가능한 시간을 블로킹해놓음으로서 일정이 겹치는 것을 방지하는 것이 필요합니다.

미팅을 잡을 때 미리 논의 아젠다를 작성해주세요.

미팅은 특정 주제와 아젠다를 가지고 논의를 하기 위해 여러 명의 시간을 모으는 자리 입니다. 이 자리가 의미있으려면 생산적인 미팅이 되어야 합니다. 생산적인 미팅이 되려면 사전에 어떤 주제와 목적으로 미팅을 진행해야할 지 공유하는 게 필수적입니다. 어떤 주제로 진행을 할지, 브리핑을 하기 위한 미팅인지, 브레인스토밍을 위한 미팅인지, 의사결정을 위한 미팅인지 등 목적을 명확히 하는 것이 참석자들이 사전에 준비하는데 도움이 됩니다.

미팅 생성자는 구글 캘린더로 일정 생성 시 미팅 목적와 주제를 작성하여 초대해주세요. 미리 공유할 자료가 있다면 더욱 도움이 됩니다. 공유된 자료를 읽고 들어와서 미팅을 진행하게 되면 브리핑하는 시간을 줄일 수 있습니다.

2시 5분은 2시가 아닙니다.

미팅은 동료의 소중한 시간을 할애하여 진행하는 자리입니다. 정해진 시각안에 시작하는 것은 상대방에 대한 배려임은 물론 비즈니스의 기본적인 그라운드 룰입니다. 미팅이 2시에 잡혀져 있다면, 2시에 시작해야합니다. 2시에 시작하려면 프리젠터는 미리 디스플레이를 키고 화면을 연결하는 준비를 5분전에 하는 것이 필요합니다. 물론 참석자도 2시 전에 회의실에 들어오시는 것은 기본입니다.

회의록 작성자를 미리 지정해주세요.

그리고 그 내용은 구두로 휘발되기 보다 문서로 기록이 되어야 의미를 가집니다. 회의 시작 전에 1명의 회의록 작성자를 꼭 지정해주세요. 작성자는 회의의 진행 내용, 결정 사항, 액션 아이템 등 항목 별로 정리 후 회의 종료 후 D+2까지 회의록을 참석자들에게 공유해주세요.

참석이 아닌 참여를 해주세요.

미팅은 다양한 관점을 가지고 있는 동료들의 집단 지성을 모으는 자리 입니다. 단순히 듣고 보고 받는 자리가 아닙니다. 또한, 내 작은 생각이 다른 사람들에겐 의미있는 방향성을 제시할 수도 있습니다. 우리는 서로 평가하는 대상이 아닌 스터닝의 미션을 위해 달려가는 원팀이기에 그 과정에서 적극적인 참여는 필수적인 요소입니다.

 
#직장인고민

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