‘보내기’ 클릭 전 확인! 비즈니스 이메일 작성법

② 비즈니스 이메일은 편지가 아니다 “내용은 이렇게”

처음 메일을 쓸 때 고민되는 것 중 하나가 첫 인사입니다. 공적으로 목적을 갖고 소통하는 만큼 친절하게 인사하되, 메일 내용을 명확하게 드러내야 해요. 편지를 쓰듯 구구절절 작성하는 건 금물!

먼저, ‘소속’과 ‘이름’을 정확히 밝힙니다. 상대방이 나의 메일을 처음 받거나, 동료가 하던 일을 이어받았다면 상세한 자기소개로 예의를 갖추는 게 좋아요. 받는 사람의 이름과 소속도 틀리지 않고 잘 적었는지 함께 확인해 주세요. 사소한 오타가 인상을 좌우할 수 있답니다. 

본격적으로 메일 내용을 작성할 때는 ▲두괄식으로 ▲필요한 내용만 작성해 주세요. 전달하고자 하는 내용은 뭔지, 해야 할 일과 회신이 필요한 내용은 어떤 건지 말이죠. 한눈에 내용이 파악될 정도로요. 여러 내용을 담다 보면 메일이 길어질 수밖에 없는데요. 이때 볼드체, 숫자 등 서식을 활용해 가독성을 높여주면 한층 더 좋습니다. 

친근함의 표시로 사용한 이모티콘은 메일에서는 마이너스 요소가 될 수 있어요. 조직의 분위기에 따라 다를 수 있겠지만, 일반적인 비즈니스 매너로 ‘^^’나 ‘ㅠㅠ’, ‘ㅎㅎ’ 등의 일상적인 메신저 용어는 자제하는 것이 좋습니다.

마무리할 때는 회신이 필요한 내용과 날짜가 정해진 사안을 요약해 정리해 주세요. 첨부파일이 있다면 간단히 언급해주면 더욱 좋고요. 마지막은 “감사합니다”로 마치면 좋습니다.

③ 수신자, 파일, 오탈자는 여러 번 확인해도 모자라지 않다!

제목과 내용을 꼼꼼하게 작성했다면, 보내기 버튼을 누르기 전 받는 사람(TO), 참조(CC), 숨은참조(BCC)를 목적에 맞게 제대로 추가했는지 체크해 보세요. 실수를 방지하기 위해서요. 

받는 사람은 말 그대로, 내가 쓰는 메일을 받을 당사자를 말해요. 참조는 받는 사람 외에 다른 사람을 지정해 함께 발송하는 것인데요. 주로 관련 팀원도 함께 메일을 받을 수 있게 해서 일의 맥락을 공유하고, 기록을 남기고자할 때 사용해요. 

숨은참조는 받는 사람 외 타인에게 발송한다는 점은 참조와 동일합니다. 단, 받는 사람 외에 누가 함께 메일을 받는지는 다른 사람에게 보이지 않아요. 상대방도 메일을 받았는지 모르게 하고 싶은데, '숨은 참조'에 넣어야 할 사람을 실수로 '참조'로 넣는다면, 파국이 빚어질 수도 있으니 발송 전 확인은 필수겠죠? (☞참조는 CC, 숨은참조는 BCC, 무슨 뜻이야?)  
일을 하다 보면 메일로 파일을 주고 받는 일도 많죠. “파일을 확인해 주세요”라고 적었는데, 첨부된 파일이 없다면 상대는 무척 당황스러울 거예요. 검토 단계에서는 올바른 첨부파일이 최종 버전으로 들어갔는지 확인해 주세요. 참고로, PDF 형식으로 첨부하면 어느 기기나 운영체제에서도 똑같은 양식으로 확인할 수 있습니다. 파일의 제목이 깔끔한지 확인하는 것도 중요해요. 나만 알고 있는 제목, ‘병아리 수정_최종_최최종_최수종’이면 안 되겠죠?

마지막으로 오탈자가 있진 않은지 체크해 줍시다. 앞서 말한 수신자의 이름, 회신이 필요한 사항, 날짜도 맞는지 꼼꼼하게 확인하고요. 일정이 촉박한 경우, 메일을 보내고 전화나 메신저로 보냈다는 사실을 간단히 알려주는 것도 좋습니다.
 

오늘은 비즈니스 메일을 작성할 때 체크해두면 좋을 매너를 정리해봤는데요. 위의 체크리스트를 참고해 실수 없이 메일을 작성해 봅시다. 다음 주에도 슬기롭게 직장생활을 이어갈 수 있도록 <쌩·완·가> 시리즈는 더 유용한 내용을 담아 찾아올게요!

⭐다음 화 예고⭐

외부 미팅이 있는 날!
아리 씨는 평소보다 깔끔한 복장을 입고,
명함을 두둑하게 챙겼습니다.

하지만, 처음 나가보는 미팅을 앞두고 덜덜덜 떨고 있어요.
아리 씨에게 어떤 비즈니스 미팅 예절을 알려주면 좋을까요?

⭐<쌩신입 완벽 적응 가이드> 지난화 보기⭐

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장경림 기자 kyunglim.jang@companytimes.co.kr