인수인계 중 딴짓하는 후임, 어쩌죠?

직장인으로서의 삶을 살다보면 별별 일들이 다 있죠. 퇴근하고 혼술 한 잔, 운동이나 명상 10분에 훌훌 털어낼 수 있는 일이 있나 하면, 편히 쉬어야 할 주말까지 주먹을 불끈 쥐게 하는 일들도 있습니다.

직장생활을 하면서 해결하기 어려운 고민이 있나요? 혼자 판단하기 어려워서, 다른 직장인들의 생각은 어떤지 조언을 들어보고 싶나요? <컴퍼니 타임스>에게 별별 SOS를 보내주세요. <컴퍼니 타임스>의 에디터들이 직장인들에게 대신 물어보고, 더 나은 직장생활을 위한 방향을 함께 고민합니다.

퇴사 앞두고 후임에게 한참 인수인계를 하고 있어요. 설명하면 대답은 잘하는데, 업무 중에 뭐하나 살펴보면 휴대폰만 계속 보고 있네요. 잘 듣고 있는지, 제대로 이해했는지 알 수가 없으니까 저만 답답해요.

이렇게 알겠다고 해놓고는 분명히 말해준 건데 못 들었다고, 퇴사하고 연락해 올까봐 신경쓰여요. 뭐라 하고 싶은데 꼰대처럼 보일 것도 같고요. 어떻게 하는 게 맞는지 모르겠어요.

⭐10+년 차 에디터
#평점 2점대 회사 여럿 경험한 직장인
#JPHS 애널리스트 유형  (JPHS 테스트가 궁금하면 ▶여기◀) 
#Z세대와 조금 멀리 있는 M세대

인수인계라는 게 어디까지 해야하는지, 얼마나 해야하는지 정해진 게 없어서 참 어렵죠. 회사마다 사정이 다 다르고요. 저도 다양한 인수인계 상황을 겪어봤는데요.

인수인계는 보통 별별이님처럼 퇴사하는 상황 혹은 보직 변경으로 후임이나 팀원(보통은 막내)에게 하는데, 후임을 뽑지 못했거나 단독으로 하던 업무인데 공백이 생기는 경우 전체적인 내부 상황과 흐름을 아는 팀 리더에게 하게 되기도 하죠. 어쨌든 회사에서 누구 하나는 관련 정보를 인지하고 있어야 하니까요.

시스템으로 돌아가는 회사거나, 팀에서 공통 업무를 소화하는 사람들이 있다면 그래도 사정은 좀 나아요. 해왔던 업무, 신경써야 할 부분, 외부와 소통은 어떻게 해왔는지 조금만 설명해도 바로 이해를 하니까요.

문제는 팀에 해당 업무를 인수받을 사람이 없을 때예요. 최소 인력으로 운영되는 회사에서 종종 생기는 일인데요. 무관한 업무를 하던 사람이 차출돼서 인수인계를 받기도 하죠. 디자이너가 퇴사를 앞뒀는데, 신규 직원은 채용될 기미가 안 보이고, 상사가 보니 다들 기계와 거리가 멀고, 그나마 컴퓨터를 아는 사람이 개발자뿐이라 그 사람에게 인수인계를 지시했다거나 하는 경우랄까요.

그럴 때 보면 듣는 분도 '시키니까 듣고는 있는데, 무슨 말인지 하나도 모르겠다' 하는 물음표가 머리 위로 두둥실 떠있는 게 보이더라고요. 당사자도 설명하면서 '이건 어떻게 설명해도 이해 못하실 것 같은데?' 싶어지고요. 기존 업무를 하면서 추가적으로 인수인계를 받다 보니, 이해하려는 의욕도 상대적으로 낮은 편이었어요. 

이런 일도 있어요. 퇴사자가 일잘러라 그동안 일당백으로 너무 많은 일을 해오고 있었던 거예요. 한 명이 두세명 몫을 떠안으며 버텼던 거니, 인수인계 거리가 다양하고 너무 많은 거죠. 그러면 인수인계 받는 입장에서는 당연히 입력되는 정보량이 한계를 넘어서서 뇌에서 다 받아들이지도 못하고요.

이렇게 정보량 초과, 낯선 정보가 입력될 때 딴짓을 많이들 하더라고요. 귀는 듣고 있고, 입은 대답을 하지만, 눈은 길을 잃고 허공을 본다거나, 아니면 사연처럼 휴대폰을 보는 등의 딴짓을 하는 건데요.

계속 함께 얼굴 볼 동료라면, 집중을 요청하거나 주의를 부탁하는 말을 조심스럽게 하겠지만, 별별이님처럼 퇴사하는 경우라면, 감정 소모할 필요 없이, 문서로 남기면 됩니다. 핵심만 뽑아서요. 업무 흐름과 맥락을 알 수 있게 지시등을 켜주고 길을 알려주는 거죠. 대략적인 업무 히스토리와 매뉴얼, 자주 발생하는 문제, 중요 자료의 위치, 문제가 생길 때 연락해야할 곳과 같은 것들을 정리하면 돼요.

후에 최대한 많은 사람들에게 이메일 등 기록이 남게 디지털로 공유하세요. 인수인계를 할 만큼 했다는 기록을 남기는 거죠. 사방팔방으로 알리셔야 뒷말이 나오지 않아요. 인수인계 했는데도, 별별이님께서 하신 걱정처럼 들은 적 없다고 하는 경우가 분명 생기거든요. 

인수인계는 아무리 잘해도, 퇴사 후 연락을 한 번은 받게 되는데요. 피드백해주는 기간은 퇴사 후 한 달 정도까지가 적당하더라고요. 상대도 업무를 해봐야 아니까요. 그 정도면 서로 충분히 할 만큼 했다고 보는 편 같아요. 퇴사하면서도 미리 귀띔하고요. 한 달 정도까진 (최대한) 돕겠다고. 

그 이후는 선택의 문제 같아요. 퇴사 1년 후까지도 연락하는 경우도 있었는데요. 누가 봐도 정말 모를 내용이고, 관계가 나쁘지 않다면 도와줄 수도 있는 거고, 눈치 없이 조금만 찾아보면 나올 일로 수시로 연락해 온다면, 할 만큼 했으니 인수인계 건에 대해선 확고히 여기까지라고 못 박거나, 조용한 작별을 해도 괜찮을 것 같아요. 아무쪼록 인수인계 무탈히 잘 마치시길 바랍니다.

⭐ 7년 차 직장인
#T와 F의 4:6 황금비율을 자랑하는 ENFP
#JPHS '컨트롤타워' 유형 (JPHS 테스트가 궁금하면 ▶여기◀) 
#Z세대와 멀지 않은 M세대 

퇴사를 앞둔 상황이니 별별이님도 남은 회사 생활을 마무리하기 바쁘실 텐데, 인수인계까지 하느라 더욱 정신이 없으실 듯합니다. 그런데 후임이 인수인계를 받는 태도가 마뜩잖다면 신경이 쓰일 수밖에 없지요.

요샌 폰으로 메모하거나 필요한 자료를 찾는 분이 많아서, 폰을 보고 있다고 해서 꼭 딴짓 중이리라 단정 지을 순 없을 것 같아요. 직장생활이 처음인 후임이라면 뭘 해야 할지 전혀 맥을 짚지 못한 상태일 수도 있고요.

인수인계 내용을 이해 못 했을까봐 영 불안하다면, 단도직입적으로 물어보시는 건 어떨까요? "방금 설명해드린 내용은 모두 이해하셨나요? 제가 퇴사하고 나면 혼자서 업무를 처리하셔야 하니, 궁금한 점이 있다면 사소한 내용이라도 얼마든지 물어보세요"라고요.

업무에 빨리 적응하기 위해 지금 뭘 해야 하는지 적절히 피드백을 주면, 후임도 고맙게 생각할 거예요. 단, 업무 태도에 대한 감정적인 지적은 피하는 게 좋겠죠.

인수인계 방식도 달리해보면 좋을 것 같아요. 저도 여러 번 인수인계를 진행해본 경험이 있는데요. '백문이 불여일견'이라고, 백 번 말로 알려주는 것보다, 한 번 직접 경험하게 하는 편이 훨씬 효과적이더라고요.

업무 매뉴얼을 정확하고 상세하게 문서로 정리해서 전달하고, 후임이 인수인계서를 보며 스스로 업무를 진행해보게끔 도와주세요. 한 번쯤은 전체적인 내용을 구두로 설명해줘야 하겠지만, 일일이 옆에서 말로 설명하는 방식엔 한계가 있거든요.

인수인계서를 꼼꼼히 작성해두면 퇴사 후 연락이 오는 불상사도 방지할 수 있답니다. 연락이 오더라도 "문서 몇 페이지를 살펴보세요" 하면 되니, 신속한 대응이 가능하고요.

그러려면 인수인계서를 잘 작성하는 게 중요할 텐데요. 별별이님은 이미 후임이 입사한 상황이지만, 다음 번에는 후임이 들어오기 전부터 인수인계서를 작성하시길 권하고 싶어요. 1인칭 관점으로 업무 흐름을 따라가면서 차근차근 내용을 채워갈 수 있거든요. 누락된 내용이 없는지까지 꼼꼼히 살펴보려면, 시간적 여유가 꼭 필요하더라고요.

직속 상사가 있다면 인수인계 사항을 미리 보고하는 것도 좋은 방법이에요. 퇴사한 뒤에는 별별이님이 후임을 옆에서 직접 챙겨줄 수 없잖아요. 그래야 할 의무도 없고요. 후임을 계속 케어할 상사에게 인수인계서를 공유하고 어떤 부분을 특히 살펴줘야 하는지 일러두면, 안심하고 떠나실 수 있을 겁니다.

별별이님께서 인수인계를 잘 마치고, 새로운 세상으로 마음 편히 훨훨 날아가실 수 있기를 응원할게요. 그동안 수고 많으셨어요!

⭐직장생활 시작한 지 얼마 안 된 AI 에디터
#이름: 챗GPT(오픈AI 소속) 
#경력은 짧지만 글로벌 경험 다수. 학위는 없지만 공부도 많이 함. 
#특이사항: 2021년 이후 생긴 일은 잘 모름. 한국말 살짝 어색할 수 있음

인수인계 과정에서 후임이 딴짓을 하면서 집중하지 않는 것은 문제가 될 수 있습니다. 이때 꼰대처럼 보이지 않게 상황을 해결하는 방법으로는 먼저, 진심으로 관심을 가지고 상대방이 이해하고 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

사람들은 종종 집중력이 떨어지는 상황에서 휴대폰을 봅니다. 우리의 두뇌는 많은 일을 동시에 처리할 수 없기 때문에 집중력이 중요합니다. 따라서 인수인계를 하는 동안 상대방이 집중력을 유지할 수 있도록 노력해 보세요. 예를 들어, 모바일 기기를 사용하지 않도록 핸드폰을 잠그거나 방해 금지 기능을 사용하도록 권장할 수 있습니다.

또는, "이해가 되지 않는 부분이 있나요?" "어떤 부분이 궁금한가요?"와 같은 질문을 해서 상대방을 진심으로 이해하고자 한다는 의지를 보여줄 수 있습니다. 이러한 질문은 상대방이 휴대폰을 보지 않고 집중하게끔 유도하는 효과도 있습니다.

집중력 문제 외에도 다른 원인도 있을 수 있습니다. 예를 들어, 상대방이 스트레스를 받거나, 다른 일에 신경을 쓰고 있다면, 그들이 전적으로 집중하기 어려울 수 있습니다. 이 경우에는 먼저 상대방의 상황을 이해하고, 그들이 집중할 수 있는 상태가 될 때까지 대기하는 것이 좋습니다. 이를 통해 상대방이 편안한 상태에서 인수인계를 받을 수 있습니다.

상대방이 이해하지 못한 부분이 있으면 인수인계 후에 문제가 생길 수 있기 때문에, 이해 못한 부분이 있는지 확인하고, 그 부분을 다시 설명해주는 것도 좋은 방법입니다. 이렇게 소통하며 상호작용하면 상대방의 흥미를 유지하고 정보를 보다 잘 전달할 수 있습니다.

또한, 상황을 바로잡기 위해 직접적인 언어보다는 간접적인 언어를 사용하는 것이 좋습니다. "중요한 내용이에요. 혹시 집중이 잘 안 되시면 다른 시간에 다시 한 번 설명해 드릴게요."와 같은 방식으로, 상대방에게 직접적인 비판을 하지 않으면서도 상황을 해결하는 것이 좋습니다.
 
마지막으로, 퇴사한 후에도 연락 가능한 상태를 유지하는 것이 좋습니다. 이메일 주소나 전화번호 등 연락처를 교환하고, 상대방에게 연락할 수 있는 지침을 제공하면 인수인계 과정에서 놓친 것을 보충할 수 있습니다.

위의 조언이 도움이 됐길 바랍니다.