업무 히스토리만 잘 관리해도 일이 2배 빨라진다!

비즈니스
업무 히스토리만 잘 관리해도 일이 2배 빨라진다!
[쌩신입 완벽 적응 가이드] 해본 일인데 처음 같은 기분이 든다면...
2023. 07. 31 (월) 16:32 | 최종 업데이트 2023. 08. 01 (화) 15:13
과장: 올해 초에 진행했던 A프로젝트, 아리 씨가 맡아서 했죠?
아리: 네, 제가 담당했습니다!
과장: 그때 제작업체에 보냈던 작업지시서 공유해줄 수 있어요?
아리: 앗…네, 잠시만요! (그 파일을 어디다 뒀더라…ㅠㅠ)
과장: (1시간 뒤) 아직도 못찾았어요?!
<쌩·완·가>와 함께 하는 전국의 신입사원 여러분, 이제는 완료된 업무가 하나둘씩 생겨나고 있을 텐데요. 일하는 기간이 늘어나는 것에 비례해 업무 히스토리도 끝없이 쌓여갈 겁니다. 앞으로 일할 날이 까마득하게 많다는 걸 생각해보면, 나중엔 자료량이 어마어마해지겠죠. 

이미 끝난 업무는 뒤돌아보지 않는다고요? 아마 그럴 수 없을 거예요. 유사한 속성의 업무를 다시 맡게 될 때도 있고, 이전 프로젝트와 연계해 진행되는 업무도 종종 발생하거든요. 아리 씨처럼 상사나 동료가 자료 공유를 요청하는 경우도 있고요. 다양한 상황에 대비해 업무 히스토리를 잘 정리해두면 여러분에게 아주 든든한 지원군이 되어줄 겁니다. 생산성을 2배 높여주는 업무 히스토리 정리 노하우를 아주 쉽고 간단하게 알려드릴게요.
 
내가 그때 이걸 어떻게 했더라

앞서 얘기했다시피, 한 번 지나간 일은 언젠가 반드시 부메랑처럼 되돌아옵니다. 그때마다 희미한 기억에 의존해 일을 진행하려면 효율과 정확도가 무척 떨어지겠죠. 이전에 했던 작업을 2번, 3번 반복하게 되기도 하고요. 업무 히스토리를 간단히 정리해놓기만 해도 비슷한 업무를 다시 하게 됐을 때 버퍼링을 줄일 수 있는데요.
엑셀이나 노션 등을 활용해 △진행 날짜 △업무 구분 △업무 내용 △문서 저장위치 △관련부서 및 담당자 △업무 진행 시 이슈사항 등을 기록해두세요. 이외에 업무 진행 시 참고한 데이터나 레퍼런스가 있다면 링크를 걸어주어도 좋고요. 

‘문서 저장위치’는 업무 관련 문서나 작업물 등을 저장해 둔 드라이브 폴더(파일) 링크를 걸어두면 파일을 찾아야 할 때 클릭 한 번으로 빠르게 접근이 가능합니다. ‘관련부서 및 담당자’를 기록해두면 특정 업무를 진행할 때 대내외 협조가 필요한 경우, 누구에게 요청해야 하는지 확인할 수 있어 효율적인 소통이 가능해져요. 

‘업무 진행 시 이슈사항’은 실수나 오류가 발생했던 부분, 다음에 비슷한 업무를 진행할 때 개선하면 좋을 점 등을 꼼꼼히 적어주는 게 좋겠죠. 

본인의 업무 히스토리를 파악하기 위한 용도이니, 형식은 자신의 업무 스타일에 맞게 활용하면 되는데요. 업무 내용은 일관된 네이밍 규칙에 따라 작성해야 시간이 흐른 뒤에도 쉽게 찾아낼 수 있습니다. 
 
미어터지는 바탕화면? NO!

이전에 작업했던 파일을 어디에 저장해뒀는지 기억나지 않아서 폴더를 열었다 닫았다, 파일 검색어를 썼다 지웠다 하는 경우가 잦으신가요? 그렇다면 폴더 정리가 매우 시급한 상황입니다. 파일 분류만 잘 되어 있어도 쓸데없이 문서 찾느라 걸리는 시간을 대폭 단축할 수 있어요.

폴더를 정리하기 전에는 우선 큰 틀을 짜야 하는데요. 업무 속성을 큰 덩어리로 나눠줍니다. 여기서 주의해야 할 점은, 각 분류가 서로 중복되지 않으면서 누락이 발생하지 않도록 해야 합니다. ‘이건 어느 폴더에 넣어야 하지…?’하고 고민하게 되는 일이 없어야 한다는 거죠.
업무별 구분 예시
업무보고 > 월간보고 > 8월보고서

시기별 구분 예시
2022 > 8월 > 8월보고서

대분류를 나누고 나면, 좀 더 세부적으로 업무를 나눠주세요. 예컨대, 대분류로 ‘업무보고’ 폴더를 생성했다면, 그 하위에서는 주간보고, 월간보고, 연간보고 등으로 나눌 수 있겠죠. 동일한 포맷을 사용하는 문서끼리 한 폴더에 묶을 수 있도록 구성하면 파일을 좀 더 쉽게 관리할 수 있어요. 

본인의 업무 특성상 파일 생성 시기별로 폴더를 구분하는 것이 더 효율적이라면 대분류는 연도(2021, 2022…), 중분류는 월(1월, 2월…), 소분류는 업무 구분으로 나누어도 좋습니다. 절대적인 규칙은 없으니, 자신의 업무 루틴에 적합한 분류법을 활용해보세요. 

단, 되도록이면 폴더트리는 대분류>중분류>소분류, 최대 3단계까지만 생성하는 것이 좋습니다. 폴더가 지나치게 세분화되면 구분 체계가 복잡해 파일을 정리하기가 어려워지고, 나중에 필요한 자료를 찾기도 쉽지 않아요. 폴더명 앞에는 01, 02, 03...등으로 넘버링을 붙여주면 자주 사용하는 순으로 정렬할 수 있습니다.

파일명은 ‘생성일_제목_버전_작성자’ 순으로 네이밍하면 한결 찾기 쉬워지는데요. 파일을 생성한 날짜를 앞에 붙이면 날짜순으로 정렬돼 파일 탐색이 수월합니다. 단, 회사에서 사용하는 네이밍 규칙이 있다면 반드시 그 규칙에 따라주세요. 임의로 문서명을 변경하면 협업시 큰 혼란을 초래할 수 있어요.

파일명에 수정 버전과 작성자를 적어주면 다른 이들과 문서를 주고받으며 수정을 거치더라도 작업시점과 작업 당사자를 쉽게 파악할 수 있습니다. 파일의 버전명은 v1.0 v2.1과 같이 달아주는 것이 일반적인데요. 내용을 대대적으로 업데이트 할 때는 앞자리를, 자잘한 업데이트 시에는 소수점 자리를 +1 해줍니다. 
 
폭탄 맞은 메일함은 이제 그만

하루에 수십 통씩 메일을 주고받다 보니, 메일 정리를 다소 등한시하는 분들이 많은데요. 대내외 업무 관계자들과 주고받은 메일은 내 컴퓨터 폴더 속 파일 이상으로 중요한 업무 히스토리입니다. 공식 문서에 적혀있지 않은 중요한 결정사항이 메일 기록에 남아있는 경우도 많고, 메일을 보면 어떤 경위로 의사결정이 이뤄졌는지 파악할 수 있거든요.
메일을 정리하는 가장 편리한 방법은 라벨링 기능을 활용해 자동 분류하는 건데요. 구글 G메일, 네이버 메일, 아웃룩 등에서는 모두 자동 분류 기능을 제공합니다. 구글 G메일의 경우, 메일 상단의 ⁝ 버튼을 눌러 ‘유사한 메일 필터링’을 클릭해 설정할 수 있어요. 업체명, 프로젝트명 등으로 라벨링하면 자동으로 분류된 메일을 모아볼 수 있답니다.

기본적으로 ‘받은 편지함’에는 아직 처리하지 않은 이메일만 남겨놓도록 합니다. 그래야 아직 회신/처리하지 않은 업무와 완료된 업무가 명확하게 구분돼 업무 누락을 방지할 수 있어요. 받은 편지함에 미분류된 메일을 하염없이 쌓아두면 추후 메일을 찾기가 무척 어려워집니다. 특히 메일 제목은 네이밍 규칙을 일관되게 적용하지 않는 경우가 많거든요. 
 
나만의 보물상자를 만들자

좋은 레퍼런스와 정보, 인사이트가 될 만한 각종 자료들을 두루 살펴보는 건 정말 좋은 습관이에요. 당장 필요하진 않더라도 도움이 되는 자료들을 모아두면 반드시 써먹을 수 있는 순간이 찾아오게 마련이고요. 

업무시 참고한 자료와 정보를 기록해두지 않으면, 나중에 또 활용할 일이 생겼을 때 다시 찾느라 애를 먹게 되는데요. 업무 히스토리와 마찬가지로 레퍼런스와 각종 자료들도 언제든 쉽게 활용할 수 있는 방식으로 저장해두면 큰 도움이 됩니다. 
 
위에서 알려드린 폴더트리 구성법에 따라 자료 종류별로 폴더를 나누어 저장해두는 것도 좋고요. 노션을 활용해 아카이빙해두면 웹 자료도 보기 쉽게 쌓아놓을 수 있어요. 자료 구분에 따라 태그를 심어두면 필요한 자료를 필터링 기능으로 빠르게 찾아볼 수 있답니다. 해당 자료를 활용·참고했던 업무를 백링크로 연결해두면 업무 히스토리를 파악할 때도 도움이 되겠죠.

에버노트도 웹에서 본 콘텐츠를 캡처해 스크랩하고 원하는 방식으로 분류해 기록을 쌓을 수 있어 유용하게 활용할 수 있는 툴인데요. 자신의 업무 환경에 맞는 방식으로 자신만의 보물상자를 차곡차곡 쌓아보세요.
이전에 맡았던 것과 유사한 업무를 지시 받고도 매번 새롭고 낯선 기분이 든다면, 업무를 담당할 때마다 일에 적응하느라 너무 많은 에너지를 쏟게 될 거예요. 여유롭게 일할 수 있어야 새로운 시도가 가능하고, 더 높은 레벨의 일에 도전할 수 있게 됩니다. 오늘 알려드린 팁들을 적절히 활용해 여러분의 업무 일과에 여유를 더해보시길 바라며, <쌩·완·가>는 다음주에도 일잘러로 거듭나는 꿀팁을 가득 모아 찾아올게요!
박지민 기자 [email protected]
 

일잘러들은 다 본다는
직장인 필수 뉴스레터 구독 ㄱㄱ

 
#컴타기획#사수없는신입