바로 써먹자! 생산성 2배로 만드는 업무 실용팁 모음

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바로 써먹자! 생산성 2배로 만드는 업무 실용팁 모음
[낀세대 완벽 적응 가이드] 같은 일을 해도 속도가 빨라집니다
2023. 11. 20 (월) 16:34 | 최종 업데이트 2023. 11. 20 (월) 16:58
몇 년의 경력이 쌓였다고 해서 누구나 손이 빨라지는 건 아닙니다. 같은 일을 해도 10분 만에 일을 척척 해내는 사람이 있는가 하면, 1시간을 해도 결과가 여전히 지지부진한 사람이 있죠. 이 차이를 만드는 건 개인의 업무 숙련도와 집중력, 그리고 생산적인 방법을 얼마나 활용할 수 있는가에 달려있을 거예요. 이 방법은 누가 알려주거나 스스로 찾아내지 않으면 모르고 지나치는 경우가 많고요.

상상해 보세요. 우리에게 너무나 익숙한 복사(Ctrl+C)와 붙여넣기(Ctrl+V) 단축키를 아무도 모르고 있다면 어떻게 될까요? 같은 내용을 마우스로 일일이 클릭해 붙여넣어야 하니 생각만 해도 답답해지는데요.

이처럼 단축키뿐만 아니라 업무 효율을 높여주는 업무 툴과 자동화 방법이 여러 가지 존재합니다. 유용한 기능을 모르고 있어 사용하지 못한다면 너무 아쉽잖아요? 이번 <낀세대 완벽 적응 가이드>에서는 바로 업무에 사용할 수 있는, 실용적인 업무 팁을 모아 소개할게요. 오늘부터 당장 업무에 활용해 보세요!
실무자 필독! 업무 유형별 툴 추천
좋은 업무 툴 하나 잘 익혀두면 열 명의 손가락도 부럽지 않아요. 새로운 업무 툴을 하나 도입했을 뿐인데 효율이 몇 배로 높아지는 경우가 있거든요. 협업이 훨씬 수월해지기도 하고, 업무 시간이 단축되기도 하죠. 직장인이 기본적으로 사용하는 구글 문서와 스프레드시트 기능, 마이크로소프트 오피스 툴, 노션 외에도 생산성을 높이는 다양한 업무 툴이 있는데요. 상황별로 쓰기 좋은 툴을 모아 장단점까지 함께 적어놨으니, 필요에 따라 사용해 보세요.

✅ 이메일·문자 템플릿
뭐라고할까 : 채용 안내부터 인사말까지 다양한 상황의 텍스트 템플릿을 골라서 사용해요. 나의 템플릿을 등록하면 전체 템플릿을 확인할 수 있습니다.
스티비 : 뉴스레터 제작 플랫폼으로, 다양한 형식의 디자인 레이아웃이 제공돼요. 일정 수의 구독자 수까진 무료로 발송할 수 있어요.

✅ 서베이 제작 폼
구글폼 : 구글 계정만 있으면 무료로 설문지를 제작할 수 있어요. 주문 및 의견 요청, 신청서 작성 등에 사용하세요. 기본 양식이 갖춰져 있어 손쉽게 제작할 수 있습니다.
타입폼 : 다양한 설문폼 기능을 갖추고 있으며, 디자인과 인터페이스가 훌륭해 기업의 대외용 설문 페이지로 자주 볼 수 있어요. 무료로 사용할 수 있으나, 유료 기능을 사용해야 더 많은 기능을 쓸 수 있어요.

✅ 음성파일 텍스트화
클로바노트 : 네이버의 무료 기능으로, 음성파일을 텍스트로 변형하며 내용을 요약해 줍니다. 회의록을 정리하거나, 녹음파일을 문서화할 때 편리해요.
다글로 : 어떤 파일이든 음성을 텍스트로 변환시켜 줍니다. 녹음파일뿐만 아니라 유튜브 링크를 등록해 영상 콘텐츠를 텍스트로 변환할 수도 있어요. 요금제가 있으나, 하루에 5건, 한 달에 20시간까지 받아쓰기를 무료로 사용할 수 있답니다.

✅ 협업·프로젝트 관리
트렐로 : 보드 형태로 된 프로젝트 관리 툴입니다. 여러 명이 함께하는 프로젝트의 진행 과정을 직관적으로 관리할 수 있어요. 다만 요금제가 필요하고 영어로 구성되어 있다는 단점이 있어요.
지라 : 개발자 중심 조직에서 사용하기 좋은 협업 툴이에요. 개발 프로세스 중 이슈 추적 및 관리 등에 용이하며 타임라인을 설정해 프로젝트를 관리해요. 무료 버전으로도 기초적인 기능을 사용할 수 있어요. 
구글 잼 보드 : 화이트보드 형식의 협업 기능이에요. 그리기, 포스트잇 등의 기능이 있어 원격으로 아이데이션할 때 유용해요.

✅ 웹사이트·이미지 저장
포켓 : 웹 페이지 저장 기능을 제공합니다. 개인용 드라이브에 저장목록을 만들어 URL을 저장할 수 있어요. 주제별 기사를 저장하고 싶을 때 유용해요.
핀터레스트 : 검색어에 맞는 이미지를 제공합니다. 디자인 레퍼런스를 찾을 때 가장 유용하며, 개인용 저장 목록을 만들어 저장하기에도 편리해요.

✅ 이미지 간편 편집
포토스케이프 : 무료 사진 편집 프로그램입니다. 크기 조절, 자르기, 보정, 이어붙이기 등 기본적인 기능에 충실해 간편한 작업이 필요할 때 유용합니다.
EZGIF : 비디오 파일을 GIF, JPG, PNG 등 다른 확장자로 변환하는 프로그램이에요. 짧은 길이의 '움짤'이 필요하다면 간단하게 제작할 수 있어요.

✅ 이미지 간편 제작
미리캔버스 : PPT, 카드뉴스, 인쇄물, 간단한 영상까지 전문 프로그램이 없어도 제작할 수 있어요. 무료로 사용할 수 있는 기능이 다양하며 상업적으로도 제한없이 사용할 수 있어요.
캔바 : 호주 기업이 만든 이미지 제작 플랫폼이에요. 앱이 있어 스마트폰으로도 제작 가능하며, 공동 작업도 가능합니다. 세련된 템플릿이 많다고 평가받고 있어요. 무료 기능을 제공하고 있지만, 유료로 사용할 때 더 많은 템플릿을 볼 수 있어요.
망고보드 : 무료 사진을 제공하고 있어 사진을 기반으로 한 이미지 제작에 편리해요. 다만 상업적 용도로 사용하기 위해서는 유료 가입이 필요합니다.

✅ 다중 링크 서비스
링크트리 : 디자인이 단순하며, 가장 널리 사용되고 있는 다중 링크 서비스예요. 다만 영어로 안내되어 있어 사용에 불편함이 있을 수 있어요. 다른 기능 없이 링크만 나열할 때 사용하기 좋아요.
인포크링크 : 깔끔한 디자인과 간단한 사용법이 특징이에요. 국내에서 제작돼 작업이 편리해요. 커버, 이미지, 동영상, 스티커, 일정 등 사용자가 편집할 수 있는 요소가 다양해요. 쇼핑몰 안내에 최적화되어 있어요.
리틀리 : 문의 연결, 지도 생성 등 링크 외에도 다양한 기능을 삽입할 수 있어요. 리틀리도 한국어로 설명되어 있어 편리해요. 기업 및 브랜드의 안내 페이지 용도로 적합해요.
익혀두면 쓸모 있는 '핵심' 단축키
어느새 잔뜩 쌓인 인터넷 창을 한 번에 끄고 싶을 때, 직전에 닫은 창을 실수로 닫아버렸을 때, 스프레드시트 업무를 빠르게 하고 싶을 때. 단축키 하나면 수월하게 작업할 수 있어요. 어떤 직무에서도 자주 사용할 단축키만 추려봤는데요. 아래 단축키를 한 번씩 눌러보며 손에 익혀보세요. 작업하는 속도가 훨씬 빨라질 거예요.
① 윈도우 단축키

✅ 활성창 설정
• 열려 있는 창 닫기 : Ctrl + W
• 직전에 닫은 창 다시 열기 : Ctrl + Shfit + T
• 활성창 이동 : Alt + Tab
• 분할화면 만들기 : Window + → 또는 Window + ←
• 전체 창 끄기 : Alt +F4

✅ 윈도우 설정
• 바탕화면 보기 Window + D
• 화면 잠금 : Window + L    
• 새로운 윈도우 창 생성 : Ctrl + Window + D
• 윈도우 이동 : Window + Tab
• 화면 캡처 : Window + Shift + S

✅ 텍스트 설정
• 이모티콘 삽입 : Window + . 또는 Window + ;
• 텍스트 드래그 범위 지정 : Shift + → 또는 Shift + ←
② 스프레드시트 단축키

✅ 선택 및 삽입

• 열 선택 : Ctrl + 스페이스바
• 행 선택 : Shift + 스페이스바
• 서식 없이 값만 붙여넣기 : Ctrl + Shift + V
• 찾기 : Ctrl + F
• 찾기 및 바꾸기 : Ctrl + H
• 하이퍼링크 열기 : Alt + Enter

✅ 스프레드시트 이동
• 새 시트 삽입 : Shift + F11
• 시트 목록 표시 : Alt + Shift + K
• 시트의 시작으로 이동 : Ctrl + Home
• 시트의 끝으로 이동 : Ctrl + End
• 다음 시트로 이동 : Alt + ↓
• 이전 시트로 이동 : Alt + ↑
• 행의 시작으로 이동 : Home
• 행의 끝으로 이동 : End
구글 기본 기능을 활용한 업무 자동화 팁
① 구글 '알리미'로 최신 정보 모아보기

특정 키워드와 관련된 뉴스, 블로그 글 등을 지속해서 탐색하고 있나요? 특히 최신 정보를 확인해야 하는 직무라면 구글의 알리미 기능이 유용할 거예요. 특정 키워드와 관련된 뉴스, 블로그, 웹페이지, 도서 등의 결과를 자동으로 모아주고, 한 번에 확인할 수 있어요. 관련 콘텐츠를 모아 메일까지 보내주니 따로 찾아보지 않아도 뉴스레터처럼 최신 정보를 꾸준히 받아볼 수 있답니다. 아래 순서를 따라 설정해 보세요.
① 검색창에 구글알리미를 검색하세요.

② 구글 계정 로그인 후 알림 받고 싶은 키워드를 등록하세요.

③ 키워드별 설정에서 수신 빈도, 출처(뉴스, 블로그, 도서 등), 지역, 개수, 메일 주소 등을 설정하세요.

④ 키워드를 클릭해 새로운 콘텐츠를 확인하거나, 메일로 키워드와 관련된 자료를 받아보실 수 있습니다.

② 메일 내용을 템플릿으로 저장하기

사람마다 주로 작성하는 메일 내용이 있을 거예요. 인사 담당자라면 채용 과정 안내를, 영업 직무라면 상품과 서비스 안내 메일을 자주 쓰는 것처럼요. 구글 메일에서는 자주 쓰는 내용을 템플릿 기능을 사용해 저장할 수 있는데요. 아래 순서를 따라 간단히 설정할 수 있어요. 여러 가지 버전을 저장해 메일 작성 시간을 확 당겨보세요!
① 구글 메일 설정에서 '고급'을 클릭하세요.

② '고급' 설정 안에서 템플릿을 '사용' 상태로 변경해 주세요.

③ 텍스트 작성 후 하단 더보기에서 [템플릿→템플릿으로 임시보관 메일 저장→새 템플릿으로 저장]을 눌러주세요.

④ 백지상태에서 하단 더보기를 눌러 [템플릿→저장된 템플릿 이름]을 클릭해 템플릿을 불러올 수 있어요.

⭐구글 메일에서는 필터링으로 메일을 자동 분류하는 기능도 제공하고 있어요.
메일 자동 분류 방법은 이 기사(업무 히스토리만 잘 관리해도 일이 2배 빨라진다!)에서 확인하실 수 있답니다.
연차는 속절없이 쌓여가는데 손이 느려 고민인 낀세대 여러분을 응원하며, 오늘의 <낀·완·가>를 준비했어요. 똑같은 결과물을 만들더라도 속도가 빨라지면 여유로운 마음이 생길 거예요. 그럼 다른 일을 둘러볼 여유도 생기고, 직장생활에 대한 부담감도 줄어들죠.

오늘 소개해 드린 단축키와 업무툴, 자동화 방법은 당장 써먹을 수 있는 것들로만 모았는데요. 이 페이지를 저장해 두고 틈틈이 익혀 사용해 보세요. 여러분의 여유로운 직장생활을 만들어 줄 치트키가 될지도 모르니까요. 그럼 <낀·완·가>는 다음 주에도 여러분의 평화로운 직장생활을 위해 유용한 팁을 담아 돌아올게요!
장경림 기자 [email protected]
 

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